Cập nhật: 12/10/2026 · Hiệu lực thay cho bản 27/09/2026. Bản này thêm thẻ hội viên điện tử, ưu đãi tại cửa hàng đối tác và việc xác nhận hội viên khi quét thẻ.
1. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu của bạn
Hội Chuyên gia và Trí thức người Việt Nam tại Đan Mạch (AVIDE), CVR 44096544, Herningvej 296, 9220 Aalborg, Đan Mạch. Liên hệ về dữ liệu cá nhân: [email protected] · +45 22 92 98 88.
2. Chúng tôi thu thập gì, để làm gì, và trên cơ sở pháp lý nào
| Hoạt động | Dữ liệu | Mục đích | Cơ sở pháp lý (GDPR) |
|---|---|---|---|
| Tài khoản & hội viên | Họ tên, email, điện thoại, địa chỉ, bậc hội viên, trạng thái đóng phí | Quản lý hội viên, quyền lợi (email @avide.dk, M365), bầu cử | Hợp đồng hội viên, Điều 6(1)(b); sổ sách kế toán theo luật Đan Mạch, Điều 6(1)(c) |
| Mạng lưới Tương trợ | Hồ sơ mentor (lĩnh vực, giới thiệu, quỹ thời gian, ảnh, danh xưng, CV nếu bạn tải lên), đăng ký mentee (nhu cầu, mục tiêu, khoảng thời gian), hồ sơ kết nối | Xét duyệt, kết nối mentor – mentee, vận hành chương trình | Đồng ý của bạn, Điều 6(1)(a); nhắc nhịp hoạt động: lợi ích chính đáng, Điều 6(1)(f) |
| Sự kiện | Họ tên, email, điện thoại, ghi chú, câu trả lời cho câu hỏi riêng của từng sự kiện | Tổ chức sự kiện, liên lạc, quản lý chỗ | Hợp đồng tham dự, Điều 6(1)(b) |
| Thanh toán (phí, vé, ủng hộ) | Họ tên, email, điện thoại, thông tin đơn hàng | Xử lý thanh toán, biên nhận | Hợp đồng, Điều 6(1)(b); lưu sổ sách 5 năm, Điều 6(1)(c) |
| Ủng hộ & tài trợ | Danh tính người/tổ chức ủng hộ, CVR, lời nhắn, lựa chọn công khai/ẩn danh, logo và hồ sơ giới thiệu | Ghi nhận đóng góp, danh sách minh bạch theo lựa chọn của bạn | Đồng ý, Điều 6(1)(a) |
| Trợ lý AI đọc CV (tùy chọn) | Nội dung CV bạn dán hoặc tải lên | Soạn nháp hồ sơ để bạn sửa; file tải lên được lưu riêng tư cho ban điều phối xét duyệt | Đồng ý, Điều 6(1)(a); bạn có thể bỏ qua bước này và tự điền |
| Trợ lý AI trên website | Câu hỏi, câu trả lời, mã phiên ẩn danh, mã hội viên đã băm khi đăng nhập, địa chỉ IP băm cho hạn mức câu hỏi, thông tin liên hệ khi bạn yêu cầu người thật hỗ trợ (tên, email, điện thoại), đánh giá của bạn về câu trả lời | Trả lời câu hỏi về hoạt động của Hội và cuộc sống tại Đan Mạch; câu trả lời do trợ lý AI (trí tuệ nhân tạo) soạn, không phải người thật trả lời trực tiếp | Lợi ích chính đáng cho khách, Điều 6(1)(f); hợp đồng hội viên cho hội viên, Điều 6(1)(b) |
| Trang mạng xã hội của Hội | Nội dung Hội đăng, và mã uỷ quyền của tài khoản quản trị đứng tên đăng | Đăng bài viết, sự kiện và tin của Hội lên trang LinkedIn và Facebook của Hội | Lợi ích chính đáng, Điều 6(1)(f) |
| Liên kết LinkedIn, nếu bạn tự bấm | Họ tên, ảnh đại diện, email và trạng thái đã xác minh của email, mã định danh LinkedIn. Đây là toàn bộ những gì LinkedIn cho phép lấy; chức danh, nơi công tác và kinh nghiệm thì LinkedIn không cung cấp, nên phần đó vẫn do bạn tự điền hoặc do đường dẫn hồ sơ công khai bạn dán vào. | Điền sẵn biểu mẫu đăng ký và hồ sơ chuyên gia để bạn không phải gõ lại | Đồng ý của bạn, Điều 6(1)(a). Gỡ liên kết là dữ liệu lấy từ LinkedIn bị xoá. |
| Đo lường và quảng cáo | Mã nhận dạng trình duyệt hoặc thiết bị, những trang bạn xem trên avide.dk | Đo xem bài đăng và quảng cáo của Hội có tới được người cần không | Đồng ý của bạn, Điều 6(1)(a). Không đồng ý thì các mã đo lường này không được nạp. |
| Thống kê website (Google Analytics, Microsoft Clarity) | Một mã nhận dạng ngẫu nhiên lưu trong cookie của trình duyệt; trang bạn xem (địa chỉ không kèm tham số), ngôn ngữ và loại trang; quốc gia và thành phố ước tính từ địa chỉ IP (Google Analytics không lưu địa chỉ IP); loại thiết bị và trình duyệt; thao tác như bấm menu, cuộn trang, bắt đầu hay gửi biểu mẫu (không kèm nội dung bạn nhập) và số lần dùng Trợ lý AI (không kèm nội dung trò chuyện). Microsoft Clarity còn ghi lượt bấm, di chuột và cuộn trang thành bản đồ nhiệt và bản xem lại phiên, trong đó mọi ô nhập và vùng tài khoản bị che; Clarity không chạy trên trang tài khoản, trang thanh toán và các đường dẫn cá nhân gửi qua email. | Biết trang và tính năng nào hữu ích, người đọc tìm gì mà không thấy, để cải thiện website | Đồng ý của bạn, Điều 6(1)(a), và quy định về cookie của Đan Mạch. Không bấm Đồng ý thì không mã thống kê nào được nạp. |
| Thẻ hội viên điện tử và ưu đãi tại cửa hàng đối tác | Ảnh thẻ bạn tải lên; mã thẻ đổi mỗi 30 giây; mỗi lần dùng ưu đãi: cửa hàng, thời điểm, tổng tiền, số tiền được giảm, số hóa đơn nếu cửa hàng ghi; câu trả lời “Đúng/Không đúng” và ghi chú của bạn; báo cáo của bạn khi cửa hàng giảm giá mà không quét | Để bạn nhận ưu đãi dành cho hội viên, để quầy kiểm tra thẻ, để lập bảng kê hằng tháng với cửa hàng và đối chiếu với máy tính tiền của họ, để phát hiện sai sót và gian lận | Hợp đồng hội viên (ưu đãi là quyền lợi hội viên), Điều 6(1)(b); sổ sách kế toán theo luật Đan Mạch, Điều 6(1)(c); kiểm tra bất thường: lợi ích chính đáng chống gian lận, Điều 6(1)(f) |
| Xác nhận hội viên khi ai đó quét thẻ | Ảnh, họ tên, dòng “Hội viên AVIDE đang hiệu lực”, và vai trò Ban Chấp Hành nếu có; số lần xác nhận mỗi ngày (không ghi ai quét ai) | Để người khác kiểm tra được bạn thuộc Hội khi chính bạn đưa mã thẻ: người quét bằng điện thoại thường thấy trang xác nhận trong lúc mã còn hiệu lực (90 giây). Trang không ghi nhận ưu đãi và không hiện email, điện thoại, tình trạng hội phí hay lý do | Lợi ích chính đáng của Hội trong việc xác nhận ai là hội viên, Điều 6(1)(f). Đây là những thông tin đã có trên hồ sơ công khai của bạn. Lựa chọn này bật sẵn; bạn tắt bằng một chạm dưới thẻ hội viên (quyền phản đối, Điều 21) |
| Cửa hàng đối tác | Tên và email của chủ cửa hàng, tên thu ngân nếu cửa hàng nhập, điện thoại quầy đã kích hoạt, báo cáo máy tính tiền hằng tháng, thỏa thuận ưu đãi và phí | Vận hành chương trình ưu đãi, đăng nhập, lập bảng kê và hóa đơn | Thỏa thuận đối tác, Điều 6(1)(b); sổ sách kế toán, Điều 6(1)(c) |
| Website | Địa chỉ IP trong log máy chủ, cookie đăng nhập | An ninh, chống lạm dụng | Lợi ích chính đáng, Điều 6(1)(f) |
3. Ai xử lý dữ liệu thay chúng tôi
AVIDE dùng các nhà xử lý sau, theo thỏa thuận xử lý dữ liệu (Điều khoản sử dụng Trợ lý AI gọi vai trò này là bên xử lý dữ liệu, và gọi nhà cung cấp mô hình AI mà bên xử lý dữ liệu dùng là bên xử lý dữ liệu thứ cấp): Microsoft (M365: email, Teams, lưu trữ tài liệu), Novodan ApS (vận hành dịch vụ Trợ lý AI trên website, máy chủ đặt tại Liên minh châu Âu (EU)), OpenAI (mô hình AI trả lời câu hỏi trong Trợ lý AI trên website, máy chủ tại Hoa Kỳ, truyền dữ liệu theo cơ chế EU-U.S. Data Privacy Framework/điều khoản chuẩn SCC), Google (dịch vụ AI Gemini, trước dùng cho bước soạn nháp CV và bản dịch, nay mở rộng mục đích sang trả lời câu hỏi trong Trợ lý AI trên website; truyền dữ liệu ngoài EU theo cơ chế EU-U.S. Data Privacy Framework/điều khoản chuẩn SCC), Google Ireland Limited (Google Analytics, thống kê website, chỉ khi bạn đồng ý; truyền dữ liệu sang Hoa Kỳ theo EU-U.S. Data Privacy Framework/SCC), Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Clarity, bản đồ nhiệt và bản xem lại phiên đã che dữ liệu, chỉ khi bạn đồng ý; truyền dữ liệu sang Hoa Kỳ theo EU-U.S. Data Privacy Framework/SCC), Vipps MobilePay A/S và Nets/Nexi (thanh toán), Cloudflare (bảo vệ website), LinkedIn Ireland và Meta Platforms Ireland (trang mạng xã hội của Hội, liên kết hồ sơ LinkedIn, đo lường và quảng cáo; hai công ty này thuộc tập đoàn Hoa Kỳ nên có truyền dữ liệu ngoài EU theo EU-U.S. Data Privacy Framework/SCC), và nhà cung cấp máy chủ (AWS, trung tâm dữ liệu EU). Chúng tôi không bán dữ liệu và không chia sẻ cho bên nào khác ngoài danh sách này, trừ khi luật yêu cầu.
Cửa hàng đối tác không xử lý dữ liệu thay Hội: mỗi cửa hàng và Hội cùng tự chịu trách nhiệm về sổ sách của mình. Khi quét thẻ, quầy chỉ thấy tên và chữ cái đầu của họ, ảnh thẻ, và thẻ hợp lệ hay không; không bao giờ thấy email, điện thoại, địa chỉ hay lý do một thẻ không hợp lệ. Trên bảng kê hằng tháng, bạn chỉ hiện dưới một mã riêng cho cửa hàng đó (ví dụ HV-0001), nên hai cửa hàng không thể nhận ra cùng một người.
4. Lưu trong bao lâu
- Hội viên: trong thời gian là hội viên; chứng từ thanh toán giữ 5 năm theo luật kế toán Đan Mạch.
- Mạng lưới Tương trợ: hồ sơ và đăng ký được ẩn danh hóa 24 tháng sau khi khép lại; CV và ảnh bị xóa khi hồ sơ đóng hoặc khi bạn yêu cầu.
- Sự kiện: danh sách tham dự ẩn danh hóa 12 tháng sau sự kiện (chậm nhất 24 tháng sau đăng ký).
- Ủng hộ: thông tin liên hệ xóa sau 5 năm; tên trong danh sách minh bạch giữ theo lựa chọn công khai của bạn.
- Trợ lý AI trên website: tin nhắn trò chuyện giữ 30 ngày; nếu bạn gửi yêu cầu chuyển tiếp tới tình nguyện viên (leo thang), thông tin liên hệ bạn để lại giữ 90 ngày sau khi yêu cầu đó khép lại; góp ý về câu trả lời giữ 12 tháng, không kèm nội dung câu hỏi gốc; log máy chủ liên quan giữ 14 ngày, không kèm nội dung tin nhắn.
- Thẻ hội viên và ưu đãi: mã thẻ bị xoá 24 giờ sau khi hết hạn. Ảnh thẻ giữ đến khi bạn thay hay xoá ảnh, hoặc khi tài khoản của bạn bị xoá. Mỗi lần dùng ưu đãi là chứng từ kế toán của Hội và của cửa hàng: 13 tháng sau khi bảng kê của tháng đó khoá sổ, liên kết tới tài khoản của bạn bị xoá; phần còn lại (cửa hàng, thời điểm, số tiền, mã riêng không còn gắn với ai) giữ 5 năm theo luật kế toán Đan Mạch. Lượt xác nhận khi quét thẻ chỉ được đếm theo ngày, không lưu ai quét ai.
- Log máy chủ: xoay vòng tự động trong thời gian ngắn; mã thẻ hội viên được che khỏi log.
- Dữ liệu lấy từ LinkedIn: xoá ngay khi bạn gỡ liên kết hoặc khi hồ sơ đóng; Hội không giữ bản sao nào khác.
- Thống kê website: Google Analytics giữ dữ liệu sự kiện 14 tháng; Microsoft Clarity giữ bản xem lại phiên 30 ngày và bản đồ nhiệt tối đa 13 tháng. Lựa chọn Đồng ý hay Từ chối của bạn lưu trong trình duyệt 6 tháng rồi được hỏi lại.
- Đo lường và quảng cáo: Hội không tự lưu; dữ liệu nằm ở LinkedIn và Meta theo thời hạn của họ, và bạn rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào.
5. Quyền của bạn
Bạn có quyền xem, sửa, xóa, giới hạn xử lý, phản đối, và nhận bản sao dữ liệu của mình; với xử lý dựa trên đồng ý, bạn rút lại được bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng tới xử lý trước đó (ví dụ: xóa CV ngay trong form mentor, hoặc email cho chúng tôi). Gửi yêu cầu tới [email protected]; chúng tôi trả lời trong 30 ngày. Nếu không hài lòng, bạn có quyền khiếu nại tới Datatilsynet (datatilsynet.dk).
Với Trợ lý AI trên website: hội viên đăng nhập xem, tải và xoá lịch sử trò chuyện của mình ngay trong khung trợ lý; khách xoá lịch sử lưu tại trình duyệt của mình, và bản sao trên máy chủ tự hết hạn sau 30 ngày (mục 6 nói rõ cách xoá). Yêu cầu gửi qua email vẫn được xử lý như mọi yêu cầu khác về quyền của bạn.
Với thẻ hội viên: trong mục “Ưu đãi đã dùng” bạn xem toàn bộ những lần đã dùng ưu đãi, xác nhận hoặc báo sai từng lần, và xem cửa hàng thấy gì về bạn. Lựa chọn “Cho người quét mã xác nhận tôi là hội viên” nằm ngay dưới thẻ: tắt là người quét bằng điện thoại thường chỉ thấy thông báo mã dành cho quầy.
Với thống kê website: bạn đổi ý bất cứ lúc nào qua liên kết “Cài đặt cookie” ở chân trang. Bấm Từ chối là việc thống kê dừng ngay từ trang kế tiếp.
6. Xoá dữ liệu của bạn
Bạn có thể yêu cầu xoá bất cứ lúc nào, không cần nêu lý do:
- Tự làm được ngay: gỡ liên kết LinkedIn trong hồ sơ của bạn, xoá CV và ảnh trực tiếp trong biểu mẫu mentor, hoặc xem, tải và xoá lịch sử trò chuyện với Trợ lý AI ngay trong khung trợ lý (hội viên đăng nhập). Là khách, bạn xoá lịch sử trò chuyện lưu tại trình duyệt của mình bất cứ lúc nào; bản sao trên máy chủ tự hết hạn sau 30 ngày dù bạn không làm gì.
- Nhờ Hội làm: gửi thư tới [email protected] với dòng tiêu đề “Xoá dữ liệu”. Hội xác minh danh tính bạn rồi xoá trong vòng 30 ngày, và báo lại khi xong.
- Nếu bạn đến từ LinkedIn hoặc Facebook: vẫn dùng đúng địa chỉ trên. Hội xoá dữ liệu phía mình; phần dữ liệu do LinkedIn hoặc Meta giữ thì bạn yêu cầu thẳng nền tảng đó.
Phần Hội buộc phải giữ lại là chứng từ kế toán, theo luật Đan Mạch, trong 5 năm. Với những lần dùng ưu đãi, Hội xoá liên kết tới tài khoản và ghi chú của bạn, còn số tiền giữ lại không gắn tên. Ngoài phần đó, xoá là xoá hẳn.
7. Thay đổi
Bản hiện hành luôn nằm tại trang này; thay đổi lớn sẽ được thông báo tới hội viên qua email.