Opdateret: 12/10/2026 · Erstatter versionen af 27/09/2026. Denne version tilføjer det digitale medlemskort, fordele hos partnerbutikker og bekræftelse af medlemskab, når kortet scannes.
1. Dataansvarlig
Forening af Vietnamesiske Eksperter og Intellektuelle i Danmark (AVIDE), CVR 44096544, Herningvej 296, 9220 Aalborg. Henvendelser om persondata: [email protected] · +45 22 92 98 88.
2. Hvad vi behandler, hvorfor, og på hvilket grundlag
| Aktivitet | Oplysninger | Formål | Retsgrundlag (GDPR) |
|---|---|---|---|
| Konto & medlemskab | Navn, e-mail, telefon, adresse, medlemsniveau, betalingsstatus | Medlemsadministration, medlemsfordele (M365), valg | Medlemsaftalen, art. 6(1)(b); bogføring, art. 6(1)(c) |
| Mentorprogrammet | Mentorprofil (områder, præsentation, tid, foto, evt. CV), mentee-tilmelding (behov, mål, periode), forbindelser | Godkendelse, matching, drift af programmet | Samtykke, art. 6(1)(a); aktivitetspåmindelser: legitim interesse, art. 6(1)(f) |
| Arrangementer | Navn, e-mail, telefon, note, svar på arrangement-specifikke spørgsmål | Afvikling, kontakt, pladsstyring | Aftale, art. 6(1)(b) |
| Betalinger | Navn, e-mail, telefon, ordredata | Betaling og kvittering | Aftale, art. 6(1)(b); 5 års opbevaring, art. 6(1)(c) |
| Støtte & sponsorater | Bidragyders identitet, CVR, besked, valg af offentlig/anonym, logo og materiale | Registrering af bidrag, offentlig støtteliste efter dit valg | Samtykke, art. 6(1)(a) |
| AI-CV-assistent (valgfri) | CV-indhold du indsætter eller uploader | Udkast til din profil; uploadede filer gemmes privat til koordinatorernes godkendelse | Samtykke, art. 6(1)(a); du kan springe trinnet over |
| AI-assistenten på hjemmesiden | Spørgsmål, svar, anonymt sessions-id, hashet medlems-id ved login, hashet IP-adresse til kvotestyring, kontaktoplysninger når du beder om hjælp fra et menneske (navn, e-mail, telefon), din vurdering af svaret | At besvare spørgsmål om foreningens arbejde og livet i Danmark; svaret er udformet af en AI-assistent (kunstig intelligens), ikke af et menneske direkte | Legitim interesse for gæster, art. 6(1)(f); medlemsaftalen for medlemmer, art. 6(1)(b) |
| Foreningens sociale sider | Det indhold foreningen slår op, og adgangstokenet for den administratorkonto der slår op | At slå foreningens indlæg, arrangementer og nyheder op på AVIDEs LinkedIn- og Facebook-side | Legitim interesse, art. 6(1)(f) |
| LinkedIn-forbindelse, hvis du selv trykker | Navn, profilbillede, e-mail og om den er bekræftet, samt LinkedIn-id. Det er alt, LinkedIn giver adgang til; titel, arbejdssted og erfaring udleverer LinkedIn ikke, så det udfylder du selv eller angiver med et offentligt profillink. | At forudfylde tilmeldingsformularen og ekspertprofilen, så du ikke skal skrive det igen | Dit samtykke, art. 6(1)(a). Fjerner du forbindelsen, slettes det hentede. |
| Måling og annoncering | Browser- eller enheds-id og de sider du ser på avide.dk | At måle om foreningens opslag og annoncer når frem til dem de er tiltænkt | Dit samtykke, art. 6(1)(a). Uden samtykke indlæses disse målingsscripts ikke. |
| Besøgsstatistik (Google Analytics, Microsoft Clarity) | Et tilfældigt id i en cookie i din browser; de sider du ser (adresse uden parametre), sprog og sidetype; land og by anslået ud fra IP-adressen (Google Analytics gemmer ikke IP-adressen); enhed og browser; handlinger som klik i menuen, scroll, start eller afsendelse af formularer (uden det du skriver) og antal gange AI-assistenten bruges (uden samtalens indhold). Microsoft Clarity registrerer desuden klik, musebevægelser og scroll som heatmaps og afspilninger af besøg, hvor alle indtastningsfelter og kontoområder er skjult; Clarity kører ikke på kontosider, betalingssider og personlige links sendt pr. e-mail. | Forstå hvilke sider og funktioner der er nyttige, og hvad læserne leder efter uden at finde det, så hjemmesiden kan blive bedre | Dit samtykke, art. 6(1)(a), og de danske cookieregler. Uden et klik på Accepter indlæses ingen statistikkoder. |
| Digitalt medlemskort og fordele hos partnerbutikker | Det kortfoto, du uploader; kortets kode, der skifter hvert 30. sekund; for hver brug af en fordel: butik, tidspunkt, beløb, rabat og bonnummer, hvis butikken noterer det; dit svar “Korrekt/Ikke korrekt” og din bemærkning; din indberetning, hvis en butik gav rabat uden at scanne | At du kan få medlemsfordele, at kassen kan kontrollere kortet, at foreningen kan lave den månedlige opgørelse med butikken og sammenholde den med butikkens kasseapparat, og at fejl og misbrug opdages | Medlemsaftalen (fordelene er en del af medlemskabet), art. 6(1)(b); bogføring efter dansk lov, art. 6(1)(c); kontrol af afvigelser: legitim interesse i at forebygge misbrug, art. 6(1)(f) |
| Bekræftelse af medlemskab, når nogen scanner kortet | Foto, navn, linjen “AVIDE-medlem, gyldigt” og en eventuel plads i bestyrelsen; antal bekræftelser pr. dag (ikke hvem der scannede hvem) | At andre kan kontrollere, at du hører til foreningen, når du selv viser kortets kode: den, der scanner med en almindelig telefon, ser en bekræftelsesside, mens koden er gyldig (90 sekunder). Siden registrerer ingen fordel og viser ikke e-mail, telefon, kontingentstatus eller årsager | Foreningens legitime interesse i at kunne bekræfte, hvem der er medlem, art. 6(1)(f). Oplysningerne står allerede på din offentlige profil. Valget er slået til fra start; du slår det fra med ét tryk under medlemskortet (retten til indsigelse, art. 21) |
| Partnerbutikker | Butiksejerens navn og e-mail, kassemedarbejderes navne, hvis butikken angiver dem, aktiverede kassetelefoner, månedlige rapporter fra kasseapparatet, aftalen om fordel og gebyr | Drift af fordelsprogrammet, login, opgørelser og fakturaer | Partneraftalen, art. 6(1)(b); bogføring, art. 6(1)(c) |
| Website | IP-adresser i serverlog, login-cookies | Sikkerhed og misbrugsbekæmpelse | Legitim interesse, art. 6(1)(f) |
3. Databehandlere
AVIDE anvender følgende databehandlere under databehandleraftaler: Microsoft (M365: mail, Teams, dokumenter), Novodan ApS (driver AI-assistenttjenesten på hjemmesiden som databehandler; servere i EU), OpenAI (AI-modellen der besvarer spørgsmål i AI-assistenten, underdatabehandler; servere i USA, overførsel under EU-U.S. Data Privacy Framework/SCC), Google (Gemini-AI, hidtil til CV-udkast og oversættelser, nu også brugt til at besvare spørgsmål i AI-assistenten på hjemmesiden, underdatabehandler; tredjelandsoverførsel under EU-U.S. Data Privacy Framework/SCC), Google Ireland Limited (Google Analytics, besøgsstatistik, kun med dit samtykke; overførsel til USA under EU-U.S. Data Privacy Framework/SCC), Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Clarity, heatmaps og afspilninger med skjulte data, kun med dit samtykke; overførsel til USA under EU-U.S. Data Privacy Framework/SCC), Vipps MobilePay A/S og Nets/Nexi (betaling), Cloudflare (beskyttelse af websitet) LinkedIn Ireland og Meta Platforms Ireland (foreningens sociale sider, LinkedIn-profilforbindelse, måling og annoncering; koncernerne er amerikanske, så der sker tredjelandsoverførsel under EU-U.S. Data Privacy Framework/SCC) samt hostingleverandøren (AWS, EU-datacenter). Vi sælger ikke oplysninger og deler ikke med andre, medmindre loven kræver det.
Partnerbutikker behandler ikke data på foreningens vegne: butikken og foreningen er hver dataansvarlig for egne optegnelser. Når kortet scannes, ser kassen kun dit fornavn og forbogstavet i dit efternavn, kortfotoet, og om kortet er gyldigt; aldrig e-mail, telefon, adresse eller årsagen til, at et kort ikke er gyldigt. På den månedlige opgørelse står du kun under en kode, der er særlig for den butik (for eksempel HV-0001), så to butikker ikke kan genkende den samme person.
4. Opbevaring
- Medlemskab: så længe du er medlem; betalingsbilag 5 år efter bogføringsloven.
- Mentorprogrammet: anonymiseres 24 måneder efter afslutning; CV og foto slettes når profilen lukkes, eller når du beder om det.
- Arrangementer: deltagerlister anonymiseres 12 måneder efter arrangementet (senest 24 måneder efter tilmelding).
- Bidrag: kontaktoplysninger slettes efter 5 år; navne på den offentlige liste står efter dit eget valg.
- AI-assistenten på hjemmesiden: chatbeskeder gemmes i 30 dage; beder du om at blive henvist videre til en frivillig (eskalering), gemmes de kontaktoplysninger du oplyser i 90 dage efter sagen er afsluttet; feedback på et svar gemmes i 12 måneder, uden selve spørgsmålets tekst; de tilhørende serverlogs gemmes i 14 dage, uden selve beskedens indhold.
- Medlemskort og fordele: kortets koder slettes 24 timer efter udløb. Kortfotoet gemmes, til du skifter eller sletter det, eller til din konto slettes. Hver brug af en fordel er et bogføringsbilag for foreningen og for butikken: 13 måneder efter at månedens opgørelse er låst, slettes koblingen til din konto; resten (butik, tidspunkt, beløb, en kode der ikke længere peger på nogen) gemmes i 5 år efter bogføringsloven. Bekræftelser ved scanning tælles kun pr. dag; hvem der scannede hvem, gemmes ikke.
- Serverlogs: roteres automatisk efter kort tid; medlemskortets koder skjules i loggen.
- Data hentet fra LinkedIn: slettes når du fjerner forbindelsen, eller når profilen lukkes; foreningen beholder ingen anden kopi.
- Besøgsstatistik: Google Analytics opbevarer hændelsesdata i 14 måneder; Microsoft Clarity opbevarer afspilninger i 30 dage og heatmaps i op til 13 måneder. Dit valg (Accepter eller Afvis) gemmes i din browser i 6 måneder, derefter spørges du igen.
- Måling og annoncering: foreningen opbevarer intet selv; data ligger hos LinkedIn og Meta efter deres frister, og du kan altid trække samtykket tilbage.
5. Dine rettigheder
Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet; samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage uden at det påvirker tidligere behandling (fx fjern dit CV direkte i mentorformularen, eller skriv til os). Henvend dig til [email protected]; vi svarer inden 30 dage. Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).
For AI-assistenten på hjemmesiden: et logget-ind medlem kan se, downloade og slette sin egen chathistorik direkte i assistentvinduet; en gæst sletter den lokale historik i sin egen browser, og serverens kopi udløber automatisk efter 30 dage (punkt 6 uddyber, hvordan). Henvendelser pr. e-mail behandles fortsat som enhver anden rettighedshenvendelse.
For medlemskortet: under “Brugte fordele” ser du alle gange, du har brugt en fordel, kan bekræfte eller melde fejl ved hver enkelt, og kan se, hvad butikker ser om dig. Valget “Lad den, der scanner koden, bekræfte, at jeg er medlem” står lige under kortet: slår du det fra, ser den, der scanner med en almindelig telefon, kun en besked om, at koden er til kassen.
For besøgsstatistik: du kan ændre dit valg når som helst via linket “Cookie-indstillinger” nederst på siden. Vælger du Afvis, stopper statistikken fra næste side.
6. Sletning af dine data
Du kan når som helst bede om sletning, uden at begrunde det:
- Det du selv kan gøre: fjern LinkedIn-forbindelsen på din profil, slet CV og billede direkte i mentorformularen, eller se, download og slet din chathistorik med AI-assistenten direkte i assistentvinduet (logget-ind medlem). Er du gæst, sletter du din chathistorik i din egen browser når som helst; serverens kopi udløber automatisk efter 30 dage, uanset om du gør noget.
- Det vi gør for dig: skriv til [email protected] med emnet “Sletning”. Vi bekræfter din identitet, sletter inden 30 dage og giver dig besked, når det er sket.
- Kommer du fra LinkedIn eller Facebook: brug samme adresse. Vi sletter det, vi har; det LinkedIn eller Meta selv opbevarer, skal du bede platformen om.
Det eneste vi skal beholde, er bogføringsbilag i 5 år efter dansk lov. For brug af fordele sletter foreningen koblingen til din konto og din bemærkning, mens beløbene bliver uden navn. Alt andet slettes helt.
7. Ændringer
Den gældende version findes altid på denne side; væsentlige ændringer varsles pr. e-mail til medlemmerne.